Zojuist plofte er een mailtje in uw mailbox. Een van uw werknemers, al een aantal jaar in dienst, heeft behoefte om er met zijn jonge gezin een tijdje tussenuit te gaan. Nu kan het nog, de kinderen zijn nog niet leerplichtig. En ze wilden altijd al een aantal maanden met een camper rondreizen in Australië. Zou het mogelijk zijn om een halfjaar onbetaald verlof op te nemen? In deze blog leest u wat dit voor u en de werknemer betekent, en waar u zoal op moet letten.
Onbetaald verlof
In de wet zijn verschillende regelingen opgenomen waarmee een werknemer onbetaald verlof kan aanvragen. Onbetaald verlof is de verzamelnaam voor de soorten verlof waarop een werknemer aanspraak kan maken en waarbij het dienstverband gewoon in stand blijft, maar waarbij u als werkgever (of het UWV) geen verplichting heeft om het salaris door te betalen. Onbetaald verlof kan zowel voltijds als deeltijd worden opgenomen.
Vormen van onbetaald verlof
In de wet Arbeid en Zorg zijn de meeste vormen van onbetaald verlof opgenomen. Twee vormen die expliciet worden genoemd zijn het aanvullend ouderschapsverlof en langdurig zorgverlof. Het gaat hierbij vaak om verlof dat een aantal dagen tot weken duurt. Ook zijn er vormen van bijzonder (onbetaald) verlof, die meestal slechts één of een paar dagen duren. Denk hierbij aan verlof na overlijden, bij trouwen of calamiteitenverlof. Maar een werknemer kan ook onbetaald verlof aanvragen voor een langere periode, bijvoorbeeld voor een lange reis, een sabbatical of het volgen van een studie.
Over deze vormen van bijzonder verlof zijn vaak afspraken opgenomen in de cao, het personeelshandboek of de arbeidsovereenkomst. Raadpleeg deze dus altijd, naast de wet, om te controleren welke regels er van toepassing zijn.
Aanvraag voor onbetaald verlof weigeren?
Een aanvraag van de werknemer voor aanvullend ouderschapsverlof of langdurig zorgverlof moet u in principe goedkeuren. Weigeren is alleen mogelijk op grond van zwaarwegende bedrijfsomstandigheden. Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn wanneer u kampt met onderbezetting en niet op tijd vervanging kan regelen. U zult een dergelijke weigering altijd moeten motiveren. Doe dit bij voorkeur schriftelijk.
Wil een werknemer er voor langere tijd tussenuit? En staat hierover niets op papier, in de cao, het personeelshandboek of de arbeidsovereenkomst? Dan zult u een afweging moeten maken, maar mag u de aanvraag weigeren.
Goed werkgeverschap
Denk, als u een onbetaald verlof aanvraag wilt weigeren, wel altijd goed na over de gevolgen hiervan. U dient zich als goed werkgever te gedragen en zorgvuldig met de beoordeling van een aanvraag om te gaan. De werknemer heeft de aanvraag met een reden neergelegd. Een afwijzing zonder goede reden kan leiden tot een meningsverschil. U wilt voorkomen dat de medewerker zich niet gehoord voelt en daardoor gedemotiveerd raakt. Zorg er daarom voor dat u het gesprek aangaat en kan uitleggen waarom de aanvraag afgewezen wordt. Kijk daarbij eventueel samen naar een passende oplossing.
Tip: goed werkgeverschap vraagt ook dat u gelijke gevallen zo veel mogelijk gelijk behandelt. Dus ook om deze reden is het verstandig om in uw bedrijfsreglement, arbeidsvoorwaarden of arbeidsovereenkomst een bepaling over onbepaald verlof op te nemen. Neem daarin ook op hoe lang dit verlof maximaal mag worden opgenomen en hoe (en hoe lang van te voren) uw werknemers dit moeten aanvragen.
Gang naar de rechter
Is de werknemer het niet eens met uw afwijzing en komt u samen niet tot een passende oplossing? Dan kan de werknemer de situatie voorleggen aan de rechter. De rechter zal een belangenafweging maken en kijkt naar het persoonlijke belang van de werknemer en het zwaarwegende bedrijfsbelang van u als werkgever. De beoordeling van de rechter zal altijd afhangen van de omstandigheden van het geval.
Gevolgen voor loon, vakantie, pensioen
Het opnemen van onbetaald verlof heeft niet alleen gevolgen voor u, maar ook voor de werknemer. Het is belangrijk dat u de werknemer wijst op deze gevolgen. Daarbij gaat het niet alleen om het salaris, maar ook om de aanvullende arbeidsvoorwaarden. Zoals de naam al aangeeft hoeft u de werknemer tijdens het verlof geen loon door te betalen. Maar ook de opbouw van pensioen kan anders zijn, dit verschilt per pensioenfonds.
Tijdens het aanvullend ouderschapsverlof en het langdurig zorgverlof bouwt uw werknemer wel vakantiedagen op. Tijdens de overige bijzonder verlofvormen in principe niet, maar in de cao kan iets anders zijn opgenomen. Controleer deze dus vooraf.
Onbetaald verlof en ziekte
Wordt de werknemer tijdens het onbetaalde verlof ziek? Ook dan heeft hij geen recht op loon. Het is dan ook raadzaam om hier vooraf afspraken over te maken. Vaak wordt er voor gekozen om het verlof voortijdig stop te zetten wanneer de werknemer ziek wordt. Leg deze afspraken dan ook schriftelijk vast. Als het verlof onderbroken wordt en de werknemer tijdens zijn ziekte salaris ontvangt, zal deze ook mee moeten werken aan re-integratie.
Heeft u moeite met de beoordeling van een verlofaanvraag, zoekt u naar de juiste wijze van motiveren of kunt u advies gebruiken over uw personeelshandboek of arbeidsovereenkomst? U kunt vrijblijvend contact met ons opnemen voor meer informatie, wij helpen u graag verder.
