Het beheer van vakantiedagen vormt een belangrijk aspect van het personeelsbeleid. Verlofopname draagt bij aan het welzijn en de productiviteit van werknemers en de wet stelt daarom duidelijke regels over de termijn waarbinnen verlof moet zijn opgenomen. Van werkgevers wordt daarin sturing verwacht. Afgezien daarvan wordt van werkgevers een gedegen verlofadministratie verlangd indien bijvoorbeeld discussie ontstaat over het openstaande verlofsaldo.
Wettelijke en Bovenwettelijke Vakantiedagen
In Nederland zijn de regels voor vakantiedagen vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek (BW). Er is een duidelijk onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen:
- Wettelijke vakantiedagen: Iedere werknemer heeft recht op minimaal vier keer de wekelijkse arbeidsduur aan vakantiedagen per jaar. Voor een fulltime werknemer komt dit neer op 20 dagen per jaar (bij een 40-urige werkweek).
- Bovenwettelijke vakantiedagen: Dit zijn de extra vakantiedagen die een werkgever toekent bovenop de wettelijke vakantiedagen. Deze extra dagen worden meestal vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of cao.
Vervaltermijnen
De vervaltermijnen van vakantiedagen zijn verschillend en hangen af van de soort:
- Wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het einde van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Bijvoorbeeld, vakantiedagen die in 2023 zijn opgebouwd, vervallen op 1 juli 2024 als ze niet zijn opgenomen. De werknemer heeft dan geen recht op vergoeding daarvan.
- Bovenwettelijke vakantiedagen hebben een vervaltermijn van vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Dit geeft werknemers meer tijd om deze extra dagen op te nemen.
LET OP!!
Op moment van verlofopname dient eerst het wettelijke saldo te worden verminderd omdat deze rechten als eerste vervallen. Pas na volledige opname van het wettelijke saldo zullen de bovenwettelijke dagen worden aangesproken. In de verlofregistratie dient het verschil tussen de wettelijke en de bovenwettelijke dagen inzichtelijk te worden gemaakt. Als werkgever niet kan aantonen of onderbouwen welke soort dagen, op welke momenten zijn opgenomen, dan zal de berekening van werknemer zelf als uitgangspunt gelden.
Uitzonderingen op de vervaltermijnen
Er zijn enkele belangrijke uitzonderingen op de vervaltermijnen voor wettelijke vakantiedagen:
- Ziekte: Als een werknemer door ziekte niet in staat is geweest om vakantiedagen op te nemen, kan de vervaltermijn worden verlengd. De werknemer behoudt zijn recht op deze dagen totdat hij weer in staat is ze op te nemen. Dat is uitsluitend het geval indien de werknemer volledig ongeschikt is en geheel geen re-integratie-inspanningen kan leveren. Voor zover deze re-integratie wel is gestart en werknemer bijv. bezoeken moet afleggen aan arbodienst, deskundigen of passend werk kan verrichten, dan gelden de reguliere regels en zal het wettelijk saldo wel komen te vervallen per 1 juli.
- Onvoldoende informatie: Als een werkgever de werknemer niet voldoende heeft geïnformeerd over de vervaltermijn van de wettelijke dagen, dan zal verval niet intreden en wordt de termijn verlengd tot 5 jaar. Voor werkgever geldt in deze dus een informatieplicht en dit benadrukt het belang van duidelijke communicatie van de werkgever naar de werknemer, bijv. ieder jaar in het eerste kwartaal. Laat de werknemer weten welk wettelijk saldo nog openstaan en dat dit saldo voor 1 juli moet zijn opgenomen.
- Afwijkende afspraken: In sommige gevallen kunnen er afwijkende afspraken worden gemaakt in de arbeidsovereenkomst of cao over de vervaltermijnen van bovenwettelijke vakantiedagen.
Praktische tips voor werkgevers
Om problemen met het verval van vakantiedagen te voorkomen, kunnen werkgevers de volgende tips in overweging nemen:
- Planning: Stimuleer werknemers actief om hun vakantiedagen tijdig te plannen en op te nemen. Dit kan door middel van regelmatige herinneringen en het bespreken van vakantieplannen tijdens functioneringsgesprekken.
- Communicatie: Zorg voor duidelijke en regelmatige communicatie over opgebouwde vakantiedagen en de bijbehorende vervaltermijnen. Dit kan via e-mails, personeelsvergaderingen of het intranet van het bedrijf. Het hanteren van een verlofreglement waarin de algemene informatie over verlofopname binnen het bedrijf is geregeld, is aan te raden.
- Registratie: Houd een nauwkeurige administratie bij van de opgebouwde en opgenomen vakantiedagen van werknemers. Dit helpt om een overzicht te behouden en eventuele geschillen te voorkomen.
Heeft u vragen over het opstellen van bijvoorbeeld een goed verlofreglement neem dan contact met ons op via info@keizersgrachtray.nl of bel met de advieslijn via 088-2342000. We staan zoals altijd voor u klaar!
