Hoe moet ik de privacy van mijn werknemers regelen en waarborgen bij een overgang van een onderneming en welke gegevens mogen en/of moeten zelfs mee over naar de verkrijgende organisatie?
Persoonsgegevens bevatten alle informatie over een identificeerbare natuurlijke persoon. Dat houdt in dat deze informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar een bepaalde persoon is te herleiden. Gegevens over iemands gezondheid (de zogenaamde gevoelige gegevens) worden de bijzondere persoonsgegevens genoemd. Deze bijzondere persoonsgegevens zijn door de wetgever zelfs nog eens extra beschermd.
Nagenoeg elke onderneming verwerkt persoonsgegevens, zoals onder andere de personeelsadministratie en/of het klanten- en leveranciersbestand. Verwerking van persoonsgegevens is onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) alleen toegestaan indien er ten minste één grondslag bestaat voor de verwerking, zoals bijvoorbeeld de toestemming van de betrokkene, of als de verwerking noodzakelijk is in verband met de gerechtvaardigde belangen van de verkoper en de koper. Voor bijzondere persoonsgegevens gelden nog meer en zwaardere eisen.
Het aanleggen en bijhouden van personeelsdossiers is het verwerken van persoonsgegevens waarop de AVG zonder meer van toepassing is. Er is echter geen wettelijke regeling die precies en duidelijk en uitputtend voorschrijft wat aan persoonsgegevens mee overgaat bij een overgang van een onderneming. Het College Bescherming Persoonsgegevens heeft wel aangegeven dat bij een overname van een onderneming alle personeelsdossiers mogen worden overgedragen aan een ander bedrijf, mits de verstrekker zich houdt aan enkele waarborgen om op die manier de (privacy) belangen van de werknemers te beschermen.
De waarborgen die de werkgever in acht moet nemen met betrekking tot de privacy van werknemers bij een overgang van een onderneming zijn als volgt:
- werkgever moet de overdracht duidelijk en tijdig aankondigen. De werknemer moet worden ingelicht over het feit dat zijn personeelsdossier wordt overgedragen. Werkgever dient daarbij gebruik te maken van een medium (bijvoorbeeld een personeelsblad) waarvan vaststaat dat daarmee alle werknemers, die het aangaat, worden bereikt.
- werkgever mag niet meer gegevens verstrekken dan de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Werkgever moet daarom (oude) personeelsdossiers opschonen en alle gedateerde en niet meer relevante gegevens verwijderen. Als het gaat om (oude) beoordelingen, waarschuwingen en berispingen is het de vraag of het nog strikt genomen noodzakelijk is om deze gegevens te behouden. Een waarschuwing van 20 of zelfs 10 jaar geleden is bijvoorbeeld niet meer (echt) relevant als er daarna in de tussentijd nooit meer iets is voorgevallen. Dergelijke informatie moet dus uit het dossier worden gehaald.
- werknemer krijgt voor de overname de mogelijkheid om zijn/haar personeelsdossier in te zien om vervolgens – indien nodig en wenselijk – bepaalde gegevens te laten verwijderen. Een werknemer moet ook nog duidelijk worden geïnformeerd over de mogelijkheid dat bezwaar kan worden aangetekend tegen de inhoud van het personeelsdossier.
Gegevens over verzuim- en/of arbeidsongeschiktheid zijn extra beschermd en vallen onder de bijzondere persoonsgegevens. Dergelijke bijzondere persoonsgegevens mogen uitsluitend worden overgedragen als de overdracht echt persé noodzakelijk is voor de (verdere) re-integratie en/of begeleiding van deze werknemers.
De volgende gegevens uit een personeelsdossier mogen sowieso altijd worden overgedragen:
- de identiteitsgegevens;
- de gegevens uit de salarisadministratie;
- de arbeidsovereenkomst en de daarbij behorende bijlagen waaruit de verdere afspraken blijken over de functie en;
- eventuele andere arbeidsvoorwaarden (bijvoorbeeld personeelsgids, (verzuim)reglement, gebruikersovereenkomst auto en/of laptop/telefoon, richtlijnen internet, e-mail, social media gebruik e.d.).
Heeft u vragen hierover, of wilt u dat we even met u meekijken? Neem dan zeker contact met ons op.
