Als ondernemer bent u ongetwijfeld bekend met het belang van algemene voorwaarden. Deze voorwaarden bieden juridische bescherming en duidelijkheid over de rechten en plichten van zowel uw onderneming als uw klanten. Maar wist u dat het opstellen van goede algemene voorwaarden slechts de eerste stap is? Om ze juridisch afdwingbaar te maken, moet u ze ook correct ter hand stellen aan uw klanten. Dit is een cruciale stap die vaak over het hoofd wordt gezien, maar het niet correct naleven hiervan kan u als ondernemer duur komen te staan.
In dit artikel leggen we uit wat “ter hand stellen” precies betekent, welke juridische eisen eraan verbonden zijn, en hoe u als ondernemer kunt voorkomen dat u voor onaangename verrassingen komt te staan. We bespreken ook enkele veelvoorkomende fouten en geven praktische tips om te zorgen dat u altijd goed zit.
Wat betekent “ter hand stellen”?
Het ter hand stellen van algemene voorwaarden houdt in dat u uw klanten tijdig en duidelijk informeert over de inhoud van uw voorwaarden, zodat zij hier kennis van kunnen nemen voordat de overeenkomst wordt gesloten. Dit betekent dat de klant vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst uw algemene voorwaarden moet ontvangen en akkoord moet gaan met de inhoud daarvan.
Het enkel vermelden in een offerte of factuur dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn, is niet genoeg. U moet actief zorgen dat de klant de voorwaarden daadwerkelijk kan lezen. Als u dit niet goed doet, kan een klant zich later beroepen op het feit dat hij niet op de hoogte was van de algemene voorwaarden, met als gevolg dat de algemene voorwaarden niet afdwingbaar zijn.
Hoe stelt u algemene voorwaarden correct ter hand?
Er zijn verschillende manieren om ervoor te zorgen dat u uw algemene voorwaarden op een juridisch juiste manier ter hand stelt. Afhankelijk van de wijze waarop u zakendoet – online of offline – zijn er verschillende opties:
- Fysiek ter hand stellen (bij face-to-face transacties): Als u uw producten of diensten aanbiedt in een fysieke omgeving, zoals een winkel of tijdens een persoonlijk gesprek, kunt u de algemene voorwaarden in papieren vorm aan de klant overhandigen. Het is belangrijk dat de klant de voorwaarden ontvangt voordat de overeenkomst tot stand komt. Bijvoorbeeld, u kunt de voorwaarden bij de offerte voegen of ze uitreiken wanneer de klant de overeenkomst ondertekent.
Tip: Laat de klant tekenen voor ontvangst van de algemene voorwaarden. Dit biedt u een bewijs dat de klant de voorwaarden heeft ontvangen en gelezen voordat de overeenkomst werd gesloten.
- Digitaal ter hand stellen (bij online transacties): Voor veel ondernemers speelt een groot deel van de zakelijke transacties zich online af. Ook hier gelden strikte regels voor het ter hand stellen van algemene voorwaarden. U moet ervoor zorgen dat de klant de voorwaarden vóór de aankoop of het akkoord kan inzien en opslaan. Dit kan bijvoorbeeld door:
- Een directe link naar de algemene voorwaarden op de bestelpagina.
- De mogelijkheid om de voorwaarden te downloaden als pdf-bestand of verstrek de algemene voorwaarden in een pdf-bestand.
- Een check box waarin de klant moet aanvinken en dat hij de toepasselijkheid van de algemene voorwaard aanvaardt en kennis heeft kunnen nemen van de voorwaarden. Richt het bestelproces zo in dat het bestelproces niet kan worden afgerond zonder dat dit vakje is aangevinkt.
De klant moet akkoord gaan met de algemene voorwaarden voordat hij de bestelling plaatst. Belangrijk: De voorwaarden mogen niet ‘verstopt’ zijn. Een link naar de algemene voorwaarden die pas zichtbaar is na het plaatsen van de bestelling is niet geldig. Ze moeten duidelijk en gemakkelijk toegankelijk zijn.
- Bij e-mail of digitale communicatie: Ook als u een overeenkomst sluit via e-mail of andere digitale communicatie, moet u de algemene voorwaarden correct ter hand stellen. Dit kunt u doen door de voorwaarden als bijlage bij te voegen in de e-mail of door een link naar de voorwaarden op te nemen. Zorg er hierbij voor dat de klant actief instemt met de voorwaarden voordat de overeenkomst wordt gesloten.
- Herhaaldelijke klanten: Als u te maken heeft met terugkerende klanten of langdurige zakelijke relaties, hoeft u niet bij iedere nieuwe transactie de algemene voorwaarden opnieuw ter hand te stellen. Het is voldoende als u kunt aantonen dat de klant de voorwaarden al eerder heeft ontvangen. Wel dient u uw algemene voorwaarden van toepassing te verklaren. Er kan natuurlijk discussie ontstaan of er wel sprake is van een terugkerende klanten of langdurige zakelijke relaties. Daarom is ons advies om bij elke nieuwe overeenkomst uw algemene voorwaarden ter hand te stellen.
Wat gebeurt er als u de voorwaarden niet goed ter hand stelt?
Als u uw algemene voorwaarden niet op de juiste manier ter hand stelt, kunnen deze in een juridisch geschil ongeldig vernietigbaar worden verklaard. Dit betekent dat u mogelijk niet meer kunt terugvallen op belangrijke bepalingen in uw algemene voorwaarden, zoals aansprakelijkheidsbeperkingen of betalingstermijnen. Dit kan ernstige financiële gevolgen hebben, vooral als een klant zich beroept op de vernietigbaarheid van een bepaling of als u geconfronteerd wordt met hoge schadeclaims die u dacht af te hebben gedekt met uw algemene voorwaarden. In deze is het aan de klant of zakelijke relatie om een beroep te doen op vernietigbaarheid van uw algemene voorwaarden. Als deze van mening is dat de voorwaarden niet (correct) ter hand zijn gesteld, dan ligt het op de weg van uw onderneming om te bewijzen dat wél is voldaan aan de informatieplicht.
Veelvoorkomende fouten bij het ter hand stellen
Ondernemers maken vaak enkele klassieke fouten bij het ter hand stellen van hun algemene voorwaarden. Hieronder enkele veelvoorkomende valkuilen en hoe u ze kunt vermijden:
- Te laat overhandigen: Als u de algemene voorwaarden pas na het sluiten van de overeenkomst verstrekt (bijvoorbeeld bij de factuur), zijn ze niet geldig. Zorg ervoor dat ze altijd vooraf beschikbaar overhandigd zijn.
- Geen bevestiging van ontvangst: Bij online transacties is het essentieel dat de klant of zakelijke relatie actief akkoord gaat met de voorwaarden. Een link in een e-mail zonder dat de klant expliciete instemming geeft is onvoldoende.
- Verwijzing in plaats van daadwerkelijke terhandstelling: Alleen maar vermelden dat de algemene voorwaarden op verzoek beschikbaar zijn, is niet genoeg. U moet ze daadwerkelijk overhandigen of online beschikbaar stellen.
Tips voor ondernemers
Om er zeker van te zijn dat u uw algemene voorwaarden altijd correct ter hand stelt, kunt u de volgende stappen ondernemen:
- Controleer uw processen: Kijk goed naar de manier waarop u zakendoet en zorg dat uw algemene voorwaarden altijd tijdig beschikbaar voorhanden zijn, zowel online als offline.
- Leg akkoord vast: Laat klanten schriftelijk of digitaal akkoord gaan met de algemene voorwaarden en bewaar deze bevestigingen.
- Zorg voor een toegankelijke website: Als u online verkoopt, zorg dan dat de algemene voorwaarden altijd gemakkelijk vindbaar en downloadbaar zijn.
Vragen? Wij helpen u graag verder!
Het correct ter hand stellen van uw algemene voorwaarden kan juridische problemen en financiële risico’s voorkomen. Heeft u vragen over hoe u dit het beste kunt aanpakken of twijfelt u of uw huidige werkwijze aan de wettelijke eisen voldoet? Neem dan contact op met Keizersgracht Ray. Onze specialisten in contractenrecht staan voor u klaar om u te adviseren en te zorgen dat uw onderneming optimaal beschermd is.
Bij Keizersgracht Ray helpen wij ondernemers om hun juridische zaken in topvorm te houden, zodat u zich kunt richten op waar u goed in bent: ondernemen. Wij staan altijd klaar om uw vragen te beantwoorden en u te ondersteunen bij al uw juridische uitdagingen.
