De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt strikte eisen aan de omgang met persoonsgegevens, wat voor werkgevers belangrijke implicaties heeft op verschillende gebieden van personeelsbeheer. Hieronder worden enkele onderwerpen besproken in relatie tot de AVG op de werkvloer.
Sollicitatieprocedure:
Informatie die tijdens een sollicitatiegesprek wordt gevraagd, moet direct relevant zijn voor de functie. Bijvoorbeeld, het is toegestaan om naar iemands ervaring en vaardigheden te vragen die direct gerelateerd zijn aan de functievereisten. Het vragen naar persoonlijke details zoals burgerlijke staat of kinderwens, die geen invloed hebben op de werkprestaties, is niet toegestaan onder de AVG.
Opbouw Personeelsdossier:
Een personeelsdossier mag essentiële gegevens bevatten zoals persoonlijke identificatie-informatie, contactgegevens, contractuele afspraken, salarisgegevens, beoordelingen en ontwikkelingsplannen. Voorbeeld: Als een werknemer een training voltooit, kan het certificaat in zijn dossier worden opgeslagen om compliance en professionele groei aan te tonen. Informatie, zoals medische gegevens die niet van belang zijn moet worden verwijderd om te voldoen aan het principe van gegevensminimalisatie.
Zieke Werknemers:
Bij ziekte mag een werkgever algemene informatie opvragen zoals de verwachte duur van het verzuim of aanpassingen die nodig zijn op de werkplek. Een praktijkvoorbeeld: Een werknemer meldt zich ziek en de werkgever vraagt wanneer hij denkt weer aan het werk te kunnen, maar vraagt niet naar de specifieke medische details van de ziekte, wat door de bedrijfsarts wordt behandeld.
Toezicht met bijvoorbeeld GPS-Tracker:
Het plaatsen van GPS-trackers in bedrijfsvoertuigen is gerechtvaardigd voor het monitoren van routes en het verbeteren van de efficiëntie. Werknemers moeten echter duidelijk geïnformeerd worden dat deze tracking niet gebruikt wordt om hun privéleven te monitoren.
Heimelijk Controleren:
Stel dat er een vermoeden bestaat van diefstal of ernstige fraude, dan kan een werkgever overgaan tot heimelijk toezicht, mits dit proportioneel en noodzakelijk is, en er geen minder ingrijpende middelen beschikbaar zijn, een Data protection impact assessment is uitgevoerd met eventuele raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens en de werknemer achteraf informatie ontvangt (ook als de verdenking niet terecht was). Duidelijke documentatie van de redenen en het proces is cruciaal om aan de AVG te voldoen.
Drugs- en Alcoholtests:
In sectoren waar veiligheid een grote rol speelt, zoals bij chauffeurs piloten of machinisten, kan het gerechtvaardigd zijn om drugs- en alcoholtests uit te voeren. Werkgevers moeten een duidelijk beleid hebben dat de werknemers informeert over wanneer en hoe deze testen worden uitgevoerd. Voor andere beroepen mag een werkgever (nog) geen tests afnemen, wel een beleid opstellen met een alcoholverbod voor tijdens en vlak vóór het werk.
Checken van Referenties:
Een potentiële nieuwe werkgever die referenties opvraagt met toestemming van de sollicitant zal alleen die gegevens bij een referent mogen opvragen die relevant zijn voor de functie die de sollicitant bij de werkgever wil gaan vervullen. Denk hierbij aan gegevens over de inhoud van het vorige dienstverband van de sollicitant, inclusief de beëindiging hiervan. Daarnaast dient de potentiële nieuwe werkgever, een terugkoppeling te geven aan de sollicitant over de gegevens die hij heeft verkregen van de opgegeven referent. De ervaring leert dat referenties nog vaak genoeg zonder toestemming van de sollicitant worden opgevraagd. Dit zet de deur open voor een mogelijke aansprakelijkheid.
Deze voorbeelden en richtlijnen helpen om de praktische toepassing van de AVG in verschillende HR-processen te illustreren, waarbij altijd de privacy van de werknemer wordt gerespecteerd en beschermd. Voor gedetailleerde implementatie is het aan te raden om contact met ons op te nemen via info@keizersgrachtray.nl of 088-2342000.
