Het studiekostenbeding biedt werkgevers de mogelijkheid om te investeren in de ontwikkeling van hun medewerkers, wat niet alleen de werknemers ten goede komt, maar ook de continuïteit en de groei van de organisatie bevordert. Ondanks de voordelen die het biedt, kan de inhoud van het studiekostenbeding vaak voor de nodige discussies zorgen. Is het rechtsgeldig? Is het voldoende gespecificeerd? En is het naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid aanvaardbaar? Hieronder vindt u informatie over het studiekostenbeding en een waardevolle checklist om ervoor te zorgen dat uw studiekostenbeding in de praktijk zo effectief mogelijk is.
Het studiekostenbeding
Een studiekostenbeding is een afspraak tussen werkgever en werknemer waarin wordt vastgelegd dat de werkgever de kosten van een opleiding of cursus voor de werknemer zal vergoeden, onder de voorwaarde dat de werknemer gedurende een bepaalde periode na afronding van de studie bij de organisatie blijft werken. Verlaat de werknemer de organisatie eerder dan afgesproken? Dan de afspraak worden gemaakt dat de werknemer (een gedeelte) van de studiekosten terugbetaalt.
Terugbetalingsverplichting
Er zijn meerdere situaties denkbaar waarin een werknemer kan worden verplicht tot terugbetaling of vergoeding van gemaakte kosten. Leg deze situaties goed vast in het studiekostenbeding. Denk bijvoorbeeld aan en terugbetalingsverplichting indien de werknemer de opleiding niet (met goed gevolg) afrondt, tijdens de opleiding vertrekt of meer dan één herkansing nodig heeft om de opleiding te halen.
Niet alle studiekosten zijn in het studiekostenbeding toegestaan
Indien er een verplichting is voor werkgever om de opleiding voor werknemer te faciliteren omdat dit is geregeld in de wet of een collectieve arbeidsovereenkomst, dan mogen die studiekosten niet op de werknemer worden verhaald. In die situatie zal een studiekostenbeding als niet rechtsgeldig worden beschouwd.
Studietijd en werktijd
Het is aantrekkelijk om werknemers een relevante opleiding te laten volgen buiten werktijd, bijvoorbeeld in de avonden of weekenden. Dit kan kostenbesparend zijn voor de werkgever. Een dergelijke afspraak mag altijd worden gemaakt. Leg ook dit onderwerp goed vast in een studiekostenbeding of studiekostenovereenkomst. Als u de werknemer gelegenheid biedt om tijdens werktijd scholing te volgen en de werknemer rondt de scholing niet af, dan zou ook daaraan een consequentie kunnen worden verbonden. Denkbaar is bijvoorbeeld dat in die situatie alsnog verlof moet worden opgenomen ter dekking van de werkdagen waarop geen arbeid werd verricht.
Voor verplichte scholing (op grond van de wet of cao) geldt dat deze altijd als arbeidstijd wordt beschouwd en tijdens werktijd moet plaatsvinden. Hierover kunnen dus geen andere afspraken worden gemaakt.
Bespreek het studiekostenbeding
Van een goede werkgever wordt verwacht dat deze de werknemer duidelijk informeert over het studiekostenbeding. Bij het aangaan van de studiekostenregeling moet de werknemer expliciet gewezen worden op de mogelijke terugbetalingsverplichting. Voor werknemers met een tijdelijk contract is het belangrijk dat de werkgever voorafgaand aan de opleiding de precieze kosten bespreekt, zodat de werknemer volledig op de hoogte is van het eventuele financiële risico.
Documentatie en personeelsdossier
Het is verstandig om onderling schriftelijke afspraken, kostenoverzichten en het studietraject toe te voegen aan het personeelsdossier. Dit kan helpen bij eventuele toekomstige discussies en/of onduidelijkheden.
Checklist
- Noodzakelijke scholing: controleer of de beoogde opleiding valt onder een verplichting op grond van de wet/CAO
- Reden van het volgen van de studie: vermeld waarom een werknemer een opleiding volgt
- Vormvereiste: leg het studiekostenbeding schriftelijk vast
- Baat van de werkgever: bepaal de periode waarin u als werkgever verwacht voordeel te hebben en waarbinnen u verwacht de gedane investeringen te kunnen terugverdienen (verbonden aan de door de werknemer opgedane kennis en vaardigheden)
- Einde arbeidsovereenkomst: leg de situaties vast waarin de werknemer de studiekosten moet terugbetalen, zoals de situatie dat de arbeidsovereenkomst tijdens de studie of direct daarna wordt beëindigd of bij niet voltooien van de opleiding
- Gespecificeerde kosten: specificeer de kosten voldoende
- Glijdende schaal: zorg ervoor dat de terugbetalingsverplichting in tijd evenredig afneemt (bijv. een afbouw van 100% in het eerste jaar, naar 67% in het tweede jaar en 33% in het derde jaar).
Wilt u een studiekostenbeding opstellen of laten nakijken? Ons team staat klaar om u te helpen. Naast het opnemen van een studiekostenbeding in de arbeidsovereenkomst, kunnen wij ook een gedetailleerde studiekostenovereenkomst voor u opstellen. Zo worden de individuele afspraken duidelijk en uitgebreid vastgelegd en worden de risico’s op discussies daarover beperkt.
Meer informatie of advies nodig over studiekostenbedingen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via 088-2342000 of stuur een e-mail naar info@keizersgrachtray.nl. Samen zorgen we ervoor dat uw investeringen in de ontwikkeling van uw medewerkers vruchten afwerpen.
